El puesto de trabajo digital en las Administraciones del futuro, ahora.

Xavier Mongin

mayo 02, 2022

El nuevo puesto de trabajo digital ofrece flexibilidad y una experiencia de mayor calidad para los empleados del sector público y para los ciudadanos.

Nos hemos sumergido en las aguas del puesto de trabajo digital y ahora no hay vuelta atrás. Según un estudio reciente de McKinsey, la visión del puesto de trabajo digital se alinea con lo que los empleados dicen que quieren del puesto de trabajo del futuro. Y, si bien el inicio de la crisis de salud global fue quizás un catalizador que desató entornos de trabajo remotos e híbridos, parece que las entidades gubernamentales ya se están dirigiendo hacia el puesto de trabajo digital durante algún tiempo.

Una mejor experiencia para empleados y ciudadanos

El puesto de trabajo digital transformará la experiencia laboral de los empleados de las Administraciones. Un equilibrio flexible entre el trabajo y la vida ha sido durante mucho tiempo la promesa del futuro, pero ahora está al alcance de la mano.

Una única plataforma segura para comunicaciones unificadas y colaboración y herramientas de gestión de calendario y tareas, accesible desde cualquier lugar, reinventará y revitalizará la forma en que trabajan los empleados, independientemente del lugar y la hora. Las nuevas herramientas de comunicación permitirán el acceso a la información para responder rápidamente a las preguntas y solicitudes, haciendo que los trabajos de los empleados sean más eficientes y mejorando la calidad de la experiencia de los ciudadanos.

Por supuesto, la digitalización del sector público también incluye procesos y servicios de Administraciones externos. Para los servicios que no requieren que los ciudadanos se conecten directamente con los empleados del sector público, los portales digitales de autoservicio serán la norma, lo que permitirá a los ciudadanos acceder a los servicios que necesitan más rápido, cuando los necesiten y desde cualquier lugar.

Con el cambio vienen los desafíos

Crear el puesto de trabajo digital no es para los débiles de corazón. Como sabe cualquiera que trabaje en la Administración, el cambio organizacional y de políticas puede presentar su propio conjunto de desafíos. Sin embargo, para hacer posible la digitalización del sector público, las Administraciones deben abordar una variedad de desafíos tecnológicos y de gobernanza, incluido el hecho de que los empleados trabajen desde múltiples ubicaciones en un modelo de trabajo híbrido.

Además de los empleados y ciudadanos en comunicación directa, los responsables políticos y sus equipos, que pueden no tener interacciones diarias con los ciudadanos, ejercen un impacto significativo en la toma de decisiones, la prestación de servicios y las interacciones continuas con el público. Estas partes interesadas clave deben estar alineadas con los objetivos de digitalización y las necesidades de los ciudadanos.

En algunos casos, eso puede significar derribar las estructuras de gestión tradicionales y descentralizar las organizaciones. Para que todo funcione, se deben crear nuevas políticas y procedimientos sobre cómo trabajan los empleados, incluida la disponibilidad, las comunicaciones, la colaboración y la entrega del trabajo. Eso también significa que la gerencia debe decidir cómo manejar las cargas de trabajo, los flujos de trabajo y la productividad cuando los empleados no están físicamente en la oficina todos los días.

Y no lo olvidemos: el puesto de trabajo digital no es gratuito. Las Administraciones deben descubrir cómo asegurar los fondos adicionales necesarios para comprar el hardware y el software que hagan posible la digitalización.

Éxito basado en la tecnología

Las tecnologías adecuadas son fundamentales para un puesto de trabajo digital exitoso. Comprender las necesidades de su organización lo ayudará a identificar la tecnología que lo llevará allí. Algunas cosas en las que pensar incluyen:

• Garantizar que los empleados y los ciudadanos accedan de forma segura a aplicaciones y datos importantes donde quiera que estén, en entornos de nube pública, privada o híbrida
• Conectividad para garantizar que tanto los empleados como los ciudadanos tengan acceso a la red, las aplicaciones y los datos según sea necesario
• Seguridad para salvaguardar las redes y los datos públicos en todos los puntos del proceso de comunicación y colaboración
• Optimización de los silos de TI que se han creado con el tiempo

Las organizaciones que identifican sus requisitos crean una base tecnológica sólida para un puesto de trabajo digital que satisfaga las necesidades de los empleados y brinde los servicios que los ciudadanos esperan.