Digitale Arbeitsplätze der Zukunft in der Behörde — schon heute

Xavier Mongin

Mai 02, 2022

Neue digitale Arbeitsplätze bieten Flexibilität und eine Erfahrung höherer Qualität sowohl für Angestellte des öffentlichen Dienstes wie auch für Bürger.

Nachdem wir nun einmal Geschmack am digitalen Arbeiten gefunden haben, gibt es kein Zurück mehr. Laut einer aktuellen McKinsey-Studie deckt sich die Vision des digitalen Arbeitsplatzes mit dem, was sich Mitarbeiter vom Arbeitsplatz der Zukunft erwarten. Die globale Pandemie mag ein Katalysator für Remote- und hybride Arbeitsumgebungen gewesen sein, aber es scheint, dass der öffentliche Dienst sich bereits zuvor in diese Richtung bewegt hat.

Eine bessere Erfahrung für Mitarbeiter und Bürger

Der digitale Arbeitsplatz wird die Arbeitserfahrung von Angestellten im öffentlichen Dienst verändern. Eine flexible Work-Life-Balance ist seit langem ein Versprechen der Zukunft. Nun wird es eingelöst.

Eine zentrale, sichere Plattform für einheitliche Kommunikation und Zusammenarbeit sowie Kalender- und Aufgabenmanagement-Tools, die von überall zugänglich sind: Damit wird die Arbeit ganz neu gedacht. Es wird sich verändern, wie die Mitarbeiter arbeiten − zeit- und ortsunabhängig. Neue Kommunikationsinstrumente geben Zugang zu Informationen, um Anfragen schnell beantworten zu können, wodurch Mitarbeiter effizienter arbeiten und sich die Erfahrung der Bürger mit Behörden verbessert wird.

Natürlich umfasst die Digitalisierung des öffentlichen Sektors auch externe Prozesse und Dienstleistungen. Dort, wo kein direkter Kontakt zwischen Bürgern und Behördenmitarbeitern stattfindet, werden digitale Selbstbedienungsportale zur Norm, die es den Bürgern ermöglichen, schneller die Dienste in Anspruch zu nehmen, die sie brauchen, egal zu welchem Zeitpunkt und egal von wo.

Ein Wandel mit Herausforderungen

Die Einrichtung digitaler Arbeitsplätze braucht starke Nerven. Wer im öffentlichen Dienst arbeitet, weiß, wie herausfordernd organisatorische und politische Änderungen sein können. Die Digitalisierung des öffentlichen Sektors setzt jedoch voraus, dass zunächst vielfältige Hürden auf der Steuerungs- und der technologischen Ebene überwunden werden, etwa die Frage, wie es gelingt, dass Mitarbeiter an mehreren Standorten in Form eines hybriden Arbeitsmodells arbeiten.

Neben Mitarbeitern und Bürgern, die einander begegnen, haben politische Akteure, die möglicherweise nicht täglich mit den Bürgern in Kontakt stehen, erheblichen Einfluss auf die Entscheidungsfindung, auf die Dienstleistungen, die erbracht werden sollen, und auf die laufende Interaktion mit der Öffentlichkeit. Diese wichtigen Stakeholder müssen auf die Digitalisierungsziele und den Bedarf auf Bürgerseite eingestimmt werden.

Das kann auch bedeuten, traditionelle Leitungsstrukturen abzubauen und Organisationen zu dezentralisieren. Damit alles funktioniert, müssen neue Arbeitsrichtlinien und -verfahren für die Mitarbeiter erstellt werden, zu Themen wie Verfügbarkeit, Kommunikation, Zusammenarbeit und Arbeitsleistung. Das bedeutet auch, dass das Management entscheiden muss, wie mit dem Arbeitspensum, Workflows und Produktivität umgegangen werden soll, wenn die Mitarbeiter nicht täglich physisch im Büro sind.

Und nicht zu vergessen: Der digitale Arbeitsplatz ist nicht kostenlos. Die öffentliche Hand muss überlegen, wie sie die zusätzlichen Mittel für Hard- und Software bereitstellt, die für die Digitalisierung erforderlich sind.

Erfolg setzt Technologie voraus

Ohne die richtige Technologie funktioniert ein digitaler Arbeitsplatz nicht. Wenn klar ist, wo der Bedarf Ihrer Organisation liegt, erkennen Sie schneller, mit welcher Technologie Sie ans Ziel kommen. Zum Beispiel ist Folgendes bedenkenswert:

• Ein standortunabhängiger, sicherer Zugriff auf Anwendungen und wichtige Daten für Mitarbeiter und Bürger über öffentliche, private oder hybride Cloud-Umgebungen

• Konnektivität, damit sowohl Mitarbeiter als auch Bürger nach Bedarf Zugriff auf das Netzwerk, Anwendungen und Daten haben

• Sicherheit zum Schutz von Netzwerken und Daten der Behörden an allen Punkten des Kommunikations- und Zusammenarbeitsprozesses

• Zusammenführung von IT-Silos, die im Laufe der Zeit entstanden sind

Organisationen, die ihren Bedarf kennen, sind in der Lage, eine robuste technische Grundlage für ihre digitalen Arbeitsplätze zu schaffen, die den Bedürfnissen der Mitarbeiter entspricht und die Dienstleistungen möglich macht, die die Bürger erwarten.